Hiểu đúng MIS, làm đúng thứ Sếp cần ở IT

Vậy thành phần nào quan trọng nhất trong hệ thống MIS?

15 hột giống được chọn vào chương trình huấn luyện “Hạt Giống Lãnh Đạo CNTT 2019” đến từ các ngành nghề chuyên môn khác nhau và công việc khác nhau, kinh nghiệm chinh chiến khác nhau. Tuy nhiên do sự nhầm lẫn MIS là phần mềm nên đa số đều tiếp cận MIS dưới góc nhìn kỹ thuật. Chúng tôi chỉ tập trung về software, hardware, và communication networks mà quên đi mất yếu tố quan trọng nhất được ví như linh hồn của MIS là Process và Policy.

Tại sao quy trình và chính sách được sinh ra? Đó là câu hỏi bản lề của huấn luyện viên. Quy trình sinh ra để giải quyết mục tiêu kinh doanh, còn chính sách sinh ra để kiểm soát, đảm bảo các bước trong quy trình được thực thi, giảm thiểu rủi ro trong vận hành, thể hiện ý chí năng lực của các nhà quản lý, và ý chí của lãnh đạo. Phần mềm, phần cứng, communication networks chỉ là những phần hỗ trợ hiện thực hóa quy trình và chính sách trên phần mềm, giúp cho việc lưu trữ, truy xuất, biến đổi, truyền tải tối ưu hơn, ít rủi rõ hơn.

Sự thực nếu không có các yếu tố phụ trợ này công ty của chúng ta vẫn vận hành được, không xa lạ gì với những doanh nghiệp cũ vẫn đang sử dụng giấy tờ tay, liên hệ với các phòng ban bằng văn bản mà không có nhiều công nghệ hỗ trợ, vẫn chạy mà đúng không? Tuy nhiên các quyết định đưa ra sẽ chậm, không kịp thời và tự đánh mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Nói như vậy không có nghĩa rằng IT chúng ta không cần thiết, IT chúng ta có thể giúp đỡ được rất nhiều.

Tôi thì nhớ như in câu hỏi của ban huấn luyện khi chúng tôi đưa ra giải pháp để giải tình huống mang đến chủ đề: “Với giải pháp bạn đưa ra tốn vài tỉ đồng, trong khi chỉ cần đầu tư vài cái máy-chạy-bằng-cơm có thể giải quyết được vấn đề và chi phí chỉ bằng 1/10 chi phí bạn đang thuyết phục duyệt. Vậy tại sao tôi phải rót tiền cho khoản đầu tư không mang lại lợi nhuận tương sứng?”.

Vậy thì IT sẽ làm được gì để luồng thông tin được tối ưu?

Với thế mạnh của mình là hiểu râu về các giải pháp công nghệ, có tư duy logic tốt, có khả năng phân tích giải quyết vấn đề, chúng ta có nhiều cách để giúp cho hệ thống MIS được tối ưu, tiêu biểu như:

Phân tích đầu bài bằng góc nhìn hệ thống quản lý, tương tác để hiểu được chu trình nghiệp vụ. Đảm bảo sự cân bằng giữa ba thành phần chính của hệ thống quản lý là con người, quy trình, và công nghệ. Làm rõ các yêu cầu nghiệp vụ của kinh doanh và ánh sạ các quy trình nghiệp vụ lên trên hệ thống MIS. Sử dụng sức mạnh công nghệ để tự động hoá chu trình làm việc, tối ưu hoá quy trình, chính sách bằng các đề xuất đột phá. Mô hình hoá bức tranh toàn cảnh của hệ thống, khai quật các rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống, khắc phục và cải tiến hệ thống. Ngoài ra không thể bỏ qua một chức năng rất quan trọng là đảm bảo hệ thống vận hành ổn định đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

Để có thể làm được như vậy, điều kiện tiên quyết là người làm CNTT chúng ta cần phải ngồi chung xuồng với kinh doanh, đặt góc nhìn của bản thân vào góc nhìn của kinh doanh, hiểu nghiệp vụ, giao tiếp bằng ngôn ngữ nghiệp vụ, để xem đâu là cơ hội để đưa công nghệ vào giúp luồng thông tin chảy tối ưu. Điều mà chính bản thân 15 hột chúng tôi vẫn thường nhầm tưởng đó là việc của kinh doanh và mình không cần quan tâm, chỉ cần làm tốt phần kỹ thuật của mình là đủ.

Chúng ta, những người quản lý CNTT đang tự đặt ra cho mình giới hạn về khả năng của mình, lâu dần mình chỉ còn nói ngôn ngữ kỹ thuật và sẽ ngại khi phải tìm hiểu về nghiệp vụ kinh doanh. Về mặt tích cực chúng ta sẽ cái nhìn sâu hơn về những gì chúng ta đang làm, về mặt tiêu cực thì đôi khi việc chúng ta làm không còn align với kinh doanh nữa, và sẽ khó để hiểu được kinh doanh mong muốn gì cũng như là khó để truyền tải nội dung muốn nói cho kinh doanh. Hậu quả là các đề xuất về giải pháp kỹ thuật (tự hào là hay ho) vẫn mãi nằm trên bàn của quản lý mà không được duyệt, hoặc vấp phải sự chống đối quyết liệt từ kinh doanh.

Với cách dẫn dắt của huấn luyện viên trong chương trình huấn luyện “Hạt Giống Lãnh Đạo CNTT 2018”. 15 hột giống mùa 4 chúng tôi đã thay đổi góc nhìn hoàn toàn về MIS. Mọi người có một cái nhìn bao quát hơn, biết mình đang đứng đâu, biết mình cần làm gì, giúp ích được gì cho doanh nghiệp trong vai trò là một người đứng đầu bộ phận CNTT.