18 Feb Nhà lãnh đạo CNTT trẻ và Năng lực xây dựng hệ thống thông tin quản lý
Ở thời điểm năm 2014, tôi có dắt đứa con nhỏ 3 tuổi của tôi đi mua chiếc Tivi mới để tặng cho mẹ nó. Lý do là bởi vì một sự cố ngoài ý muốn, sự hiếu động quá mức đã làm chiếc Tivi bị rơi xuống đất và vỡ tan tành, cho nên tôi phải mua một chiếc TV mới để thay thế. Tôi thấy đây là cơ hội để con của mình trải nghiệm sự chọn lựa. Giúp một đứa trẻ chọn lựa luôn là một điều khá thách thức mà các bậc bố mẹ cần kiên trì dẫn dắt. Sau khi xem các kiểu, con tôi thích chọn một chiếc Samsung. Cô gái ở DienmayXanh Quang Trung lướt lướt trên chiếc điện thoại và chia sẻ với cha con tôi rằng dòng máy này có nhiều quà khuyến mãi hấp dẫn. Sau đó cô nhân viên xinh xắn ấy dắt cha con tôi đến quầy tính tiền, trong lúc di chuyển, cô nhân viên hỏi tôi số điện thoại và nhanh nhẩu nêu tên của tôi và nói anh đã từng mua chiếc loa ở hệ thống cửa hàng. Cảm giác được nêu đúng tên cũng tạo ra cái cảm giác thích thú nhất định. Chưa kịp ngồi xuống ghế, cô gái thu ngân đã đưa cho tôi chiếc máy cà thẻ cùng với đơn hàng cho tôi ký và kết thúc phiên giao dịch. Mọi thứ nhanh gọn trong 30 phút cho một chuyến mua sắm với trải nghiệm tốt.
Cũng năm 2014, tôi đến cửa hàng Phong Vũ ở Cách Mạng Tháng Tám để mua hộ cho người bạn 1 con chuột không dây. Sau khi chọn đúng dòng chuột cần mua, tôi được cô nhân viên bán hàng xinh tươi ghi tờ giấy nhỏ với các thông số mã sản phẩm, số tiền, và ký hiệu nhân viên tư vấn. Sau đó cô gái chỉ tôi đến quầy thu ngân đóng tiền. Phía trước tôi là một hàng đang xếp với hơn 10 người. Tôi vui vẻ sếp hàng chờ đến lượt. Cô thu ngân nhìn màn hình và nói “Anh ơi dòng chuột anh mua đã hết hàng, anh vui lòng chọn lại dòng khác, kèm theo câu nói đó là sự mệt mỏi hiện trên khuôn mặt của cô thu ngân!”. Thế tôi trở lại gian hàng trưng bày với cô tư vấn xinh tươi và chọn một dòng chuột khác. Sau đó cô nhân viên ấy lại đưa một tờ giấy và lại xếp sau hơn 10 người. Cái sự đông đúc, ồn ào, âm thanh cười nói đan xen tiếng “xẹt xẹt” của máy in kim chậm chạp đã làm tôi cảm thấy mệt mỏi và bực bội. Thật may mắn dòng chuột tôi chọn còn hàng. Thanh toán tiền xong, tôi lại ngồi chờ đến lúc nhận hàng. Tôi hết 60 phút để có được con chuột cho người bạn. Bước ra cửa hàng với sự hầm hực của cái nóng và trải nghiệm tệ hại.
Bạn thấy điều gì từ hai tình huống trên? Tôi không có ý so sánh hai thương hiệu. Tôi quan tâm đến thông tin để ra quyết định và trải nghiệm khách hàng. Ở tình huống đầu tiên, cô nhân viên bán hàng được hỗ trợ thông tin đầy đủ để ra quyết định tư vấn về dòng sản phẩm tôi quan tâm. Chỉ cần số điện thoại là thì cô ấy biết tên tôi và lịch sử mua hàng để ra quyết định và lập đơn hàng nhanh chóng. Dữ liệu đã kết nối với người thu ngân và tạo ra một sự trải nghiệm tốt cho tôi.
Ở tình huống thứ hai, thông tin không cung cấp đầy đủ cho người tư vấn bán hàng ra quyết định và phải dùng các công cụ bằng tay để thực hiện. Cô nhân viên tư vấn không hề biết lượng hàng tồn về dòng sản phẩm tôi đang chọn. Dòng chảy thông tin bị chia cắt và dùng quá nhiều công cụ bằng giấy để xử lý đơn hàng. Điều này sẽ gây ra những rủi ro thất lạc chứng từ, các chứng từ giấy mà khách hàng hay quên hoặc bối rối khi mang tờ giấy vô hồn đi bảo hành sản phẩm nếu bị lỗi.
Bây giờ thì hệ thống Phong Vũ đã được cải tiến hơn nhiều nhưng những trải nghiệm không tốt ấy vẫn cứ ám ảnh tôi khi nhìn thấy logo thương hiệu.
Vẫn là quy trình bán hàng gần giống nhau, nhưng sự hỗ trợ trưởng thành của hệ thống thông tin ở cấp độ khác nhau đã lấy đi thời gian quý giá của khách hàng và tạo ra trải nghiệm dịch vụ không tốt. Mấu chốt là năng lực hệ thống thông tin quản lý khác nhau (chuyên môn hay gọi là MIS – Management Information System). Có có thể thấy MIS ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh và khách hàng khủng khiếp như thế nào. Nếu tính trung bình mỗi khách hàng tốn 30 phút như tôi để mua một sản phẩm ở tình huống đầu tiên thì 100 khách hàng sẽ tốn hết 300 phút. Cũng tương tự ở tình huống thứ hai thì 100 khách hàng sẽ xài hết 600 phút, tức đã hao phí của xã hội 300 phút với 100 khách hàng.
Có thể bạn ít nghe đến MIS, nhưng các hệ thống như ERP, DMS, HRM, CRM,… lại rất quen thuộc, đó là những ví dụ của MIS.
Do đó, người đứng đầu ở bộ phận CNTT (hoặc các vị trí giúp việc như Business Analyst) cần có năng lực xây dựng hệ thống MIS. Bằng việc:
- Hiểu được kiến thức nghiệp vụ
- Nắm bắt được các quy trình kinh doanh
- Hiểu được các thành phần của hệ thống thông tin
- Quan sát, tương tác với các bộ phận nghiệp vụ để thấu hiểu các trở ngại họ đang gặp phải
- Phân tích, sử dụng các yếu tố công nghệ để tối ưu hoá quy trình và giảm các bước thao tác, tự động các bước lặp đi lặp lại
- Khơi thông luồng thông tin để những người trong chu trình có thể ra quyết định nhanh và kiểm soát rủi ro thông tin
- Phát triển năng lực Problem Solving bằng việc thực hành Business Analysis
- Biết thuyết phục những người liên quan để tối ưu hoá hệ thống bằng giá trị,…
Doanh nghiệp bạn có kiến trúc tốt, có hệ thống cơ sở hạ tầng tốt mà hệ thống thông tin quản lý yếu kém thì thông tin sẽ không được vận hành nhanh và việc ra quyết định của những người tham gia chu trình ấy sẽ rất chậm dẫn đến đánh mất lợi thế cạnh tranh. Đặc biệt ở giai đoạn chuyển đổi số trở nên rộng khắp thì thông tin được quản lý và cung cấp nhanh để ra quyết định là một lợi thế không cần phải bàn cãi.
Với cách nghĩ của ban huấn luyện chúng tôi. Một người lãnh đạo CNTT cần có năng lực hoạch định, xây dựng hệ thống thông tin quản lý tốt, bằng các giải pháp đột phá. Đây là năng lực cốt lõi cần phải có trong một chân dung của “Nhà lãnh đạo CNTT trẻ 8X”.
Cao Trần
Thành viên ban huấn luyện – Hạt giống lãnh đạo CNTT.
Sorry, the comment form is closed at this time.