07 Feb Hiểu đúng MIS, làm đúng thứ Sếp cần ở IT
Ngày nay, các hoạt động kinh doanh trong thời đại số ngày càng đa dạng. Việc quản lý, điều hành các hoạt động kinh doanh càng trở nên phức tạp hơn, yêu cầu tính hiệu quả hơn, thông tin có độ chính xác cao và luồng thông nhanh hơn để hỗ trợ việc ra quyết định. Công việc càng nhiều, khối lượng thông tin càng nhiều, độ chính xác càng cao và thời gian xử lý càng nhanh. Lúc này hệ thống thông tin quản lý (gọi chuyên môn là MIS – Management Information System) càng trở nên cấp thiết hơn hết với doanh nghiệp. Ở chương trình huấn luyện “Hạt Giống Lãnh Đạo CNTT”, cụ thể là chủ đề MIS, chúng tôi nhận ra rằng nhận thức có chút sai lầm khi nói về MIS. Sai từ định nghĩa cơ bản nhất.
Vậy MIS hiểu như thế nào cho đúng? MIS có phải là một ứng dụng?
Kì thực, nếu ai đó khi nghĩ rằng MIS là một ứng dụng (Application) thì đó là một sai lầm, sai lầm như chúng tôi đã mắc phải. MIS không chỉ là một ứng dụng, một phần mềm như mọi người vẫn hay nhầm tưởng. MIS hiểu đơn giản là một hệ thống để quản lý các loại thông tin trong tổ chức. MIS là kết hợp các thành phần con người (people), phần cứng (hardware), phần mềm (software), các mạng truyền thông (communications networks), dữ liệu từ nhiều nguồn (data resources), các chính sách (policy) và thủ tục, quy trình (procedures) để lưu trữ (stores), truy xuất (retrieves), chuyển đổi (transforms), và phân phối (disseminates) thông tin đi tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp.
Một ví dụ cho chúng ta có thể dễ hiểu hơn đó là một hệ thống CRM bao gồm:
- People: nhân viên Sales, nhân viên marketing, các nhà quản lý cấp trung, giám đốc kinh doanh…
- Hardware: các thiết bị, devices, server cài đặt CRM…,
- Software: phần mềm CRM của Microsoft hay CRM của Salesforce..
- Communication Networks: Mạng wifi, mạng lan, mạng 4g….
- Policy: Chính sách quản lý khách hàng, chính sách bán hàng, chính sách thu thập thông tin khách hàng,…
- Procedure: Quy trình quản lý khách hàng, quy trình chốt đơn hàng,…
Nếu ví hệ thống thông tin là trái tim trong một cơ thể của doanh nghiệp. Nơi mà thông tin chính là dòng máu. Nếu trái tim co bóp đưa máu (thông tin) tới từng ngóc ngách tế bào (phòng ban) cung cấp cho họ thông tin cần thiết để có thể để vận hành trơn tru. MIS còn là nơi lưu trữ, truy xuất, chuyển đổi và truyền tải thông tin tới từng đối tượng với một lưu lượng phù hợp. Nhiều máu (thông tin) quá sẽ làm cho con người chúng ta bị nhồi máu cơ tim (các phòng ban bị ngộ độc thông tin), ít máu (thông tin) thì sẽ làm chúng ta tụt huyết áp (phòng ban không đủ thông tin để ra quyết định, làm ảnh hưởng tới các mục tiêu quản lý).
Với 15 hột chúng tôi cứ nghĩ mang một phần mềm ra để giải quyết được bài toán chúng tôi mang đến là ngon, có thể thuyết phục được huấn luyện viên. Chúng tôi đã lầm, những câu hỏi, cách dẫn dắt của huấn luyện viên đã giúp chúng tôi dần nhận ra “MIS là một ứng dụng” thì là chưa đủ.
Vậy thành phần nào quan trọng nhất trong hệ thống MIS?
15 hột giống được chọn vào chương trình huấn luyện “Hạt Giống Lãnh Đạo CNTT 2019” đến từ các ngành nghề chuyên môn khác nhau và công việc khác nhau, kinh nghiệm chinh chiến khác nhau. Tuy nhiên do sự nhầm lẫn MIS là phần mềm nên đa số đều tiếp cận MIS dưới góc nhìn kỹ thuật. Chúng tôi chỉ tập trung về software, hardware, và communication networks mà quên đi mất yếu tố quan trọng nhất được ví như linh hồn của MIS là Process và Policy.
Tại sao quy trình và chính sách được sinh ra? Đó là câu hỏi bản lề của huấn luyện viên. Quy trình sinh ra để giải quyết mục tiêu kinh doanh, còn chính sách sinh ra để kiểm soát, đảm bảo các bước trong quy trình được thực thi, giảm thiểu rủi ro trong vận hành, thể hiện ý chí năng lực của các nhà quản lý, và ý chí của lãnh đạo. Phần mềm, phần cứng, communication networks chỉ là những phần hỗ trợ hiện thực hóa quy trình và chính sách trên phần mềm, giúp cho việc lưu trữ, truy xuất, biến đổi, truyền tải tối ưu hơn, ít rủi rõ hơn.
Sự thực nếu không có các yếu tố phụ trợ này công ty của chúng ta vẫn vận hành được, không xa lạ gì với những doanh nghiệp cũ vẫn đang sử dụng giấy tờ tay, liên hệ với các phòng ban bằng văn bản mà không có nhiều công nghệ hỗ trợ, vẫn chạy mà đúng không? Tuy nhiên các quyết định đưa ra sẽ chậm, không kịp thời và tự đánh mất cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. Nói như vậy không có nghĩa rằng IT chúng ta không cần thiết, IT chúng ta có thể giúp đỡ được rất nhiều.
Tôi thì nhớ như in câu hỏi của ban huấn luyện khi chúng tôi đưa ra giải pháp để giải tình huống mang đến chủ đề: “Với giải pháp bạn đưa ra tốn vài tỉ đồng, trong khi chỉ cần đầu tư vài cái máy-chạy-bằng-cơm có thể giải quyết được vấn đề và chi phí chỉ bằng 1/10 chi phí bạn đang thuyết phục duyệt. Vậy tại sao tôi phải rót tiền cho khoản đầu tư không mang lại lợi nhuận tương sứng?”.
Vậy thì IT sẽ làm được gì để luồng thông tin được tối ưu?
Với thế mạnh của mình là hiểu râu về các giải pháp công nghệ, có tư duy logic tốt, có khả năng phân tích giải quyết vấn đề, chúng ta có nhiều cách để giúp cho hệ thống MIS được tối ưu, tiêu biểu như:
Phân tích đầu bài bằng góc nhìn hệ thống quản lý, tương tác để hiểu được chu trình nghiệp vụ. Đảm bảo sự cân bằng giữa ba thành phần chính của hệ thống quản lý là con người, quy trình, và công nghệ. Làm rõ các yêu cầu nghiệp vụ của kinh doanh và ánh sạ các quy trình nghiệp vụ lên trên hệ thống MIS. Sử dụng sức mạnh công nghệ để tự động hoá chu trình làm việc, tối ưu hoá quy trình, chính sách bằng các đề xuất đột phá. Mô hình hoá bức tranh toàn cảnh của hệ thống, khai quật các rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống, khắc phục và cải tiến hệ thống. Ngoài ra không thể bỏ qua một chức năng rất quan trọng là đảm bảo hệ thống vận hành ổn định đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
Để có thể làm được như vậy, điều kiện tiên quyết là người làm CNTT chúng ta cần phải ngồi chung xuồng với kinh doanh, đặt góc nhìn của bản thân vào góc nhìn của kinh doanh, hiểu nghiệp vụ, giao tiếp bằng ngôn ngữ nghiệp vụ, để xem đâu là cơ hội để đưa công nghệ vào giúp luồng thông tin chảy tối ưu. Điều mà chính bản thân 15 hột chúng tôi vẫn thường nhầm tưởng đó là việc của kinh doanh và mình không cần quan tâm, chỉ cần làm tốt phần kỹ thuật của mình là đủ.
Chúng ta, những người quản lý CNTT đang tự đặt ra cho mình giới hạn về khả năng của mình, lâu dần mình chỉ còn nói ngôn ngữ kỹ thuật và sẽ ngại khi phải tìm hiểu về nghiệp vụ kinh doanh. Về mặt tích cực chúng ta sẽ cái nhìn sâu hơn về những gì chúng ta đang làm, về mặt tiêu cực thì đôi khi việc chúng ta làm không còn align với kinh doanh nữa, và sẽ khó để hiểu được kinh doanh mong muốn gì cũng như là khó để truyền tải nội dung muốn nói cho kinh doanh. Hậu quả là các đề xuất về giải pháp kỹ thuật (tự hào là hay ho) vẫn mãi nằm trên bàn của quản lý mà không được duyệt, hoặc vấp phải sự chống đối quyết liệt từ kinh doanh.
Với cách dẫn dắt của huấn luyện viên trong chương trình huấn luyện “Hạt Giống Lãnh Đạo CNTT 2018”. 15 hột giống mùa 4 chúng tôi đã thay đổi góc nhìn hoàn toàn về MIS. Mọi người có một cái nhìn bao quát hơn, biết mình đang đứng đâu, biết mình cần làm gì, giúp ích được gì cho doanh nghiệp trong vai trò là một người đứng đầu bộ phận CNTT.
Đôi lời tâm sự có thể nói hết được sự to lớn của MIS, Các anh chị có trăn trở về MIS không?
Không chỉ là MIS mà còn 5 chủ đề khác như: Relationship Mamangement & Leadership; Personal Branding – Who am I; Infrastructure Managmenet, Enterprise Architecture, IT Service Management là các chủ đề chính của chương trình huấn luyện. Anh/chị muốn trải nghiệm 8 tháng với những kiến thức mới mẻ, với lý thuyết cô đọng, giải tình huống thực tế để có thể về giúp doanh nghiệp của mình thay đổi góc nhìn CNTT “Vốn là bộ phận chỉ biết sài tiền”? Hãy đăng kí để trở thành một trong số thành viên của gia đình hột giống nhé!
Thắng Trịnh & Thiện Tây – Hột giống mùa 2019
– Chương trình huấn luyện “Hạt Giống Lãnh Đạo CNTT” đã tổ chức được 4 mùa và đã huấn luyện thành công 42 hạt giống. Chương trình dự kiến huấn luyện trong 8 tháng với 6 chủ đề ở Tp. HCM.
– Chương trình năm 2020 chiêu sinh 20 ứng viên. Hãy tìm hiểu và đăng ký nhé mọi người !
– Ngoài ra vào ngày 23/02/2020, CIO Vietnam sẽ có buổi sự kiện giới thiệu về chương trình Hạt giống lãnh đạo CNTT, trân trọng kính mời anh/chị đăng ký tham dự tại.
#Hạt_giống_lãnh_đạo_cntt
#CIOCoaching
#CIOVietnam
Sorry, the comment form is closed at this time.