10 Jun Phương pháp quản lý dự án Agile
Quản lý dự án Agile là một phương pháp quản lý dự án phát triển nhanh chóng đến mức phổ biến, được sử dụng để hoàn thành công việc trong thế giới phức tạp, luôn thay đổi mà chúng ta đang sống.
Quản lý dự án Agile là gì?
Phương pháp quản lý dự án Agile là một cách tiếp cận hiện đại, linh hoạt để quản lý dự án. Nó cho phép bạn chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ dễ quản lý hơn, được xử lý trong các lần lặp hoặc trong thời gian ngắn. Điều này cho phép nhóm của bạn thích ứng để thay đổi cũng như tạo ra kết quả nhanh chóng.
Phương pháp Agile cho phép các nhóm được trang bị tốt hơn để nhanh chóng thay đổi hướng và sự tập trung. Các công ty phần mềm và các agency tiếp thị đặc biệt nhận thức được xu hướng thay đổi xảy ra từ tuần này sang tuần khác. Agile cho phép các nhóm đánh giá lại công việc họ đang làm và điều chỉnh theo mức tăng nhất định để đảm bảo rằng khi phạm vi công việc và khách hàng thay đổi, trọng tâm cho nhóm cũng cần thay đổi tương ứng.
Nếu bạn mới sử dụng phương pháp quản lý dự án agile, nó có thể tạo ấn tượng ban đầu như một hệ thống phức tạp và khó quản lý. Nhưng, cho dù bạn có nhận ra hay không, bạn đã thực hiện nhiều thứ mà quản lý dự án Agile yêu cầu. Với một vài điều chỉnh, bạn sẽ tiếp tục các chu kỳ phát triển ngắn hơn và phát hành sản phẩm nhỏ hơn, thường xuyên hơn.
Ai sử dụng quản lý dự án agile?
Ban đầu được tạo ra để phát triển phần mềm, phương pháp quản lý Agile nhanh chóng được chấp thuận không chỉ bởi các nhóm CNTT. Các nhà tiếp thị, trường đại học, quân đội và thậm chí ngành công nghiệp ô tô cũng đang xem xét phương pháp Agile và các nền tảng Agile khác để tạo ra các sản phẩm sáng tạo trong môi trường không chắc chắn. Nhiều tổ chức có thể hưởng lợi từ việc quản lý dự án Agile, và đơn giản để thiết lập và sử dụng.
Trong thế giới phần mềm, khi quyết định xây dựng hoặc phát triển hơn nữa một công nghệ hiện có, sản phẩm cuối cùng có thể khó xác định. Agile cho phép sự mơ hồ đó vì tính linh hoạt của nó trong thay đổi hướng tiếp cận cho một dự án khi công việc có các bước tiến trong tương lai.
Mặc dù bạn có thể tận dụng lợi thế của phần mềm, sách hoặc huấn luyện viên Agile, mỗi nhóm Agile là duy nhất và hiểu những điều cơ bản có thể giúp bạn kết hợp một phương pháp quản lý dự án Agile phù hợp với bạn và nhóm của bạn.
Bản tuyên ngôn Agile nêu ra 4 giá trị cốt lõi và 12 nguyên tắc hướng dẫn, đóng vai trò là một kim chỉ nam cho bất kỳ nhóm nào áp dụng phương pháp Agile.
4 giá trị cốt lõi của Agile
Cá nhân và tương tác qua các quy trình và công cụ
Với sự phức tạp của công nghệ, yếu tố con người sẽ luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ loại hình quản lý dự án nào. Dựa quá nhiều vào các quy trình và công cụ dẫn đến việc không thể thích nghi với hoàn cảnh thay đổi.
Phần mềm hoạt động so với tài liệu bao quát / dễ hiểu
Phần mềm hoạt động quan trong hơn so với tài liệu đơn thuần. Giá trị này là về việc cung cấp cho các nhà phát triển chính xác những gì họ cần để hoàn thành công việc, mà không làm quá tải họ.
Hợp tác với khách hàng trong thực hiện hợp đồng
Khách hàng là một trong những tài sản mạnh nhất của bạn. Cho dù khách hàng nội bộ hay bên ngoài, có sự tham gia của họ trong suốt quá trình có thể giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng nhu cầu của họ hiệu quả hơn.
Đáp ứng với sự thay đổi so với thực hiện theo kế hoạch
Giá trị này là một trong những sự tách biệt lớn nhất so với quản lý dự án truyền thống. Trong lịch sử, thay đổi được coi là một chi phí, và là một điều cần tránh. Agile cho phép thay đổi liên tục trong suốt vòng đời của bất kỳ dự án nào. Mỗi lần ““sprint”” cung cấp một cơ hội để xem xét và chỉnh sửa dự án.
12 nguyên tắc của Agile là gì?
Các phương pháp quản lý dự án Agile có thể đa dạng và duy nhất như mỗi nhóm riêng lẻ, nhưng 12 Nguyên tắc của Agile phải luôn hướng dẫn các quyết định và phát triển sản phẩm của bạn.
1. Ưu tiên cao nhất của chúng tôi là làm hài lòng khách hàng thông qua việc tung ra sớm và liên tục các phần mềm có giá trị (hoặc bất kỳ thứ gì khác mà bạn cung cấp).
2. Chào mừng các yêu cầu thay đổi, thậm chí ở giai đoạn muộn trong phát triển. Quy trình Agile khai thác thay đổi cho lợi thế cạnh tranh của khách hàng.
3. Bàn giao các dự án thường xuyên từ một vài tuần đến một vài tháng, với ưu tiên cho thời gian ngắn hơn.
4. Các thành viên trong nhóm phối hợp phải làm việc cùng nhau hàng ngày trong suốt dự án.
5. Xây dựng các dự án xung quanh các cá nhân có động lực. Cung cấp cho họ môi trường và hỗ trợ họ khi cần và tin tưởng để họ hoàn thành công việc.
6. Trò chuyện trực tiếp là phương pháp hiệu quả nhất để truyền tải thông tin đến và trong các nhóm khác nhau.
7. Sản phẩm cuối cùng là thước đo chính của sự tiến triển.
8. Các quy trình Agile thúc đẩy sự phát triển bền vững. Tất cả các bên liên quan sẽ có thể duy trì nhịp độ công việc hằng định vô thời hạn.
9. Liên tục chú ý đến sự xuất sắc kỹ thuật và thiết kế tốt giúp tăng cường sự linh hoạt.
10. Tính đơn giản, nghệ thuật tối đa hóa số lượng công việc không được thực hiện, là điều cần thiết.
11. Các kiến trúc, yêu cầu và thiết kế tốt nhất xuất hiện từ các nhóm tự tổ chức.
12. Tại những giai đoạn tạm nghỉ, nhóm suy nghĩ, trao đổi về cách thức trở nên hiệu quả hơn, sau đó điều chỉnh hành vi tương ứng.
Các vai trò trong nhóm Agile
Mỗi phương pháp quản lý dự án Agile có một danh sách riêng các thành viên và vai trò, và trong khi các chức danh có thể thay đổi. Có một vài vai trò phổ biến mà hầu hết các cấu trúc nhóm Agile nên có:
1. Hình chữ T: Một thành viên có giá trị có bề rộng kiến thức cơ bản về chủ đề nhưng cũng có kiến thức sâu rộng, kinh nghiệm và khả năng trong một (hoặc nhiều) lĩnh vực cụ thể.
2. Đa chức năng: Các thành viên đa chức năng có các kỹ năng bên ngoài các lĩnh vực bình thường của họ. Họ có thể biết một số nguyên tắc thiết kế đồ họa cơ bản và phân tích dữ liệu hoặc thậm chí một số HTML / CSS.
3. Thích nghi: Có các kỹ năng đa dạng và biết cách sử dụng nó. Bất kể trong môi trường nào, kết quả bàn giao của họ vẫn nhất quán.
4. Tò mò: Một phần của việc tối ưu hóa và trở nên hiệu quả hơn là đặt câu hỏi đúng và thách thức cách mọi thứ luôn diễn ra đến khi nó phù hợp.
5. Chủ động: Người không chờ đợi để được nói phải làm gì. Họ sẵn sàng tham gia và phát triển các chiến dịch mà họ thấy cần.
6. Định hướng theo nhóm: Những thành viên trong nhóm ưu tiên sự thành công của nhóm hơn vinh quang cá nhân của chính họ. Nếu mọi người đều bàn giao công việc đúng thời gian và kết hợp tốt với nhau, họ sẽ coi đó là một chiến thắng.
7. Cam kết xuất sắc: Một trong những lợi ích chính của các dự án Agile là cung cấp công việc chất lượng, nhanh hơn. Các thành viên trong nhóm, những người cam kết xuất sắc không hướng đến kết quả trung bình. Họ không phải hướng đến sự hoàn hảo, nhưng họ đã tận tâm để luôn bàn giao sản phẩm tốt nhất.
6 bước trong phương pháp Agile là gì?
Mục tiêu của Agile là tạo ra các chu kỳ phát triển ngắn hơn và tung ra sản phẩm thường xuyên hơn so với quản lý dự án theo kiểu Waterfall (thác nước) truyền thống. Khung thời gian ngắn hơn này cho phép các nhóm dự án phản ứng với các thay đổi trong nhu cầu của khách hàng hiệu quả hơn.
Như chúng tôi đã đề cập trước đây, bạn có thể sử dụng một vài cách thức quản lý dự án Agile khác nhau – Scrum và Kanban là hai trong số những cách thức phổ biến nhất. Nhưng mỗi phương pháp quản lý dự án Agile sẽ tuân theo cùng một quy trình cơ bản, bao gồm:
Lập kế hoạch dự án
Giống như với bất kỳ dự án nào, trước khi bắt đầu, nhóm của bạn nên hiểu mục tiêu cuối cùng, giá trị cho tổ chức hoặc khách hàng và cách thức đạt được. Bạn có thể phát triển phạm vi dự án ở đây, nhưng hãy nhớ rằng mục đích của việc sử dụng quản lý dự án Agile là để có thể giải quyết các thay đổi và bổ sung cho dự án một cách dễ dàng, vì vậy phạm vi dự án không nên được xem là không thể thay đổi.
Tạo hành trình sản phẩm
Hành trình là một sự chia nhỏ thành các tính năng sẽ tạo nên sản phẩm cuối cùng. Đây là một nội dung quan trọng của giai đoạn lập kế hoạch Agile, bởi vì nhóm của bạn sẽ xây dựng các tính năng riêng lẻ này trong mỗi lần “sprint”. Tại thời điểm này, bạn cũng sẽ phát triển một “backlog” sản phẩm, đó là danh sách tất cả các tính năng và sản phẩm bàn giao sẽ tạo nên sản phẩm cuối cùng. Sau này, khi bạn lên kế hoạch “sprint”, nhóm của bạn sẽ lấy các công việc (task) từ “backlog” này.
Lên kế hoạch tung ra (release)
Trong quản lý dự án waterfall truyền thống, có một ngày hoàn tất sau khi toàn bộ dự án đã được phát triển. Tuy nhiên, khi sử dụng một phương pháp quản lý dự án Agile, dự án của bạn sử dụng các chu kỳ phát triển ngắn hơn (được gọi là “sprint”) với các tính năng được tung ra vào cuối mỗi chu kỳ. Trước khi khởi động dự án, bạn sẽ lập một kế hoạch ở mức tổng thể cho các lần tung ra tính năng (feature releases) và vào đầu mỗi lần “sprint”, bạn sẽ xem xét lại và đánh giá lại kế hoạch tung ra cho tính năng đó.
Lập kế hoạch “sprint”
Trước khi mỗi “sprint” bắt đầu, các bên liên quan cần lập kế hoạch những gì sẽ được hoàn thành bởi mỗi người trong lần “sprint” đó, cách thức sẽ đạt được và đánh giá khối lượng công việc. Điều quan trọng là chia sẻ công việc đồng đều giữa các thành viên trong nhóm để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao trong “sprint”. Bạn cũng sẽ cần phải ghi lại trực quan quy trình làm việc của mình để minh bạch hóa với nhóm, hiểu biết được chia sẻ trong nhóm, và xác định và loại bỏ các tắc nghẽn.
Cuộc họp hàng ngày
Các cuộc họp hàng ngày chỉ nên dài 15 phút. Chúng không nên bị chuyển thành các buổi giải quyết vấn đề hoặc có cơ hội nói về các mục tin tức chung. Một số nhóm thậm chí sẽ tổ chức các cuộc họp ở trạng thái “đứng” để giữ cho nó ngắn gọn.
Xem xét và xem lại “sprint”
Sau khi kết thúc mỗi “sprint”, nhóm của bạn sẽ tổ chức hai cuộc họp: đầu tiên, bạn sẽ tổ chức đánh giá “sprint” với các bên liên quan của dự án để cho họ xem sản phẩm bàn giao. Đây là một phần quan trọng của việc giữ liên lạc cởi mở với các bên liên quan. Một cuộc họp trực tiếp hoặc họp qua video cho phép cả hai nhóm xây dựng mối quan hệ và thảo luận về các vấn đề sản phẩm phát sinh.
Thứ hai, bạn sẽ có một cuộc họp xem lại “sprint” với các bên liên quan để thảo luận về những gì diễn ra tốt đẹp trong “sprint”, điều gì có thể tốt hơn, cho dù khối lượng công việc quá nặng hay quá nhẹ cho mỗi thành viên và những gì đã hoàn thành trong “sprint”.
Nếu nhóm của bạn chưa quen với quản lý dự án Agile, đừng bỏ qua cuộc họp cần thiết này. Nó giúp bạn đánh giá nhóm của bạn có thể giải quyết bao nhiêu trong mỗi “sprint” và thời gian “sprint” hiệu quả nhất cho các dự án trong tương lai.
Chuyển sang áp dụng quản lý dự án Agile
Khi bạn cảm thấy thoải mái với Agile, bạn sẽ muốn bắt đầu bằng cách giáo dục các nhóm Agile của mình về cách họ sẽ chuyển sang vai trò mới. Khi họ bắt đầu làm quen hàng ngày và cách họ sẽ chuyển công việc hiện tại của họ sang sử dụng phương pháp Agile.
Sau khi bạn thiết lập các bước chuyển đổi và đảm bảo mọi người đều cảm thấy thoải mái với phong cách làm việc mới, bạn sẽ muốn theo dõi tiến trình và thành công của họ.
Nếu họ đang khó khăn để chạy với cùng vận tốc như trước đây, điều gì có thể gây ra những vấn đề đó? Nếu nhóm không cập nhật công việc với trạng thái hiện tại của họ, những trạng thái đó đã được xác định rõ ràng chưa?
Theo dõi sự tiến bộ hoặc thành công của một nhóm Agile mới sẽ rất có lợi để giúp nhóm tự tin vào những thay đổi. Ngoài ra, có các số liệu này sẽ giúp chứng minh lợi ích của việc chuyển đổi một nhóm tới sử dụng Agile trong các cuộc họp cấp cao hơn.
Cuối cùng, điều quan trọng là cung cấp cho nhóm của bạn và các bậc thầy “scrum” mới với một hình thức phác thảo các câu hỏi hữu ích cho các buổi họp và xem lại hàng ngày. Điều này cung cấp một số tài liệu tuyệt vời để đánh giá các quy trình trong tương lai. Nó cũng sẽ cho phép nhóm xác định các khu vực cần cải thiện và giúp họ trả lời các câu hỏi mà họ có thể không nghĩ ra để đề cập nếu điều này là mới với Agile.
Bắt đầu sử dụng Agile
Đây là những phần cơ bản và quan trọng nhất của phương pháp Agile. Khi bạn chuyển nhóm của mình sang một phương pháp Agile, các quy trình, vai trò và nguyên tắc này sẽ giúp bạn thay đổi suy nghĩ và bắt đầu làm việc cùng nhau để linh hoạt hơn và thích nghi với những thay đổi khi chúng đến. Quản lý dự án Agile không dành cho tất cả mọi người, nhưng các nhóm sử dụng nó một cách chính xác sẽ trải nghiệm những lợi ích to lớn, bao gồm các quy trình làm việc hợp lý và đổi mới nhanh chóng.
(Theo Babuki)
Sorry, the comment form is closed at this time.